Le autentiche di firma e copia di documenti richiedono di norma il pagamento della marca da bollo, da Euro 16,00 - assolta virtualmente anche allo sportello, fatte eccezione esenzioni previste dalla normativa specifica.
Il costo totale del servizio in bollo è pari a Euro 18,02 (ogni 4 pagine), comprensiva della marca da bollo sopra indicata.
Una copia, quando autenticata, può essere prodotta al posto del documento orginale: attesta la conformità di una copia all'originale e può essere fatta dal pubblico ufficiale che ha emesso il documento o possiede l'originale o a cui la copia deve essere presentata.
Si può anche ottenere l'autenticazione da notai, cancellieri, segretari comunali o altri funzionari incaricati dal Sindaco, presentando l'originale del documento.
L'autenticazione, esibendo originale e fotocopia, può essere richiesta agli uffici anagrafici di Corso Torino o ai Municipi presentandosi con originale e fotocopia. Non c'è obbligo del deposito del documento.
L'autenticazione avrà un costo secondo l'uso per cui è richiesta.
Il cittadino con una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, può dichiarare che una copia di un atto o di un documento conservato, o rilasciato da una Pubblica Amministrazione, è conforme all'originale e può essere presentata direttamente all'Ufficio richiedente o inviata insieme a una copia fotostatica del documento d'identità del dichiarante.
E' l’attestazione, da parte di un pubblico ufficiale, che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell’identità della persona che sottoscrive.
L'autenticazione di firma viene effettuata solo su istanze e dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà da produrre a privati che consentono di utilizzare gli strumenti di semplificazione (D.P.R. 445/2000).
L'autenticazione su tali atti non può invece essere richiesta dalle Pubbliche Amministrazioni e dai gestori o esercenti pubblici servizi. In questo caso infatti l'autenticità della firma è comprovata mediante apposizione della firma davanti al dipendente addetto, allegando all'atto una fotocopia non autenticata di un documento di identità (in questo caso tutta la documentazione può essere inviata anche via fax).
Si possono autenticare le sottoscrizioni apposte su Dichiarazioni Sostitutive di Atto di Notorietà, oltre a sottoscrizioni:
- Degli atti relativi al passaggio di proprietà dei beni mobili registrati e la costituzione di diritti di garanzia su di essi, ovvero pegni ed ipoteche;
- Relative a quietanze liberatorie;
- Sugli atti previsti dal Codice di Procedura Penale;
- Su determinati atti relativi le adozioni;
- Su dichiarazioni inerenti la sussistenza del debito;
- Le firme in materia elettorale (art. 14 L. 53/1990, che estende anche al Sindaco e ad altri soggetti la competenza ad autenticare) o in materia di adozione (art. 31 lett. e) L. 184/1983).
- Le istanze e dichiarazioni sostitutive rivolte a privati.
Notiamo che “istanza”, in senso giuridico, è il documento col quale si chiede ad una PA di iniziare un iter amministrativo. Dato che, in questo caso, il c. 2 si riferisce specificamente a soggetti diversi dalla PA, il Legislatore deve necessariamente aver usato questo termine nel senso più generico di “richiesta”. Quindi sì all’autentica, ad esempio, su richieste rivolte a banche o assicurazioni.
Si specifica che NON sono autenticabili dal Funzionario incaricato del Sindaco le sottoscrizioni apposte su Dichiarazioni Sostitutive dell'Atto di Notorietà avente valore negoziale/contenenti dichiarazioni di volontà, fatte salve le deroghe sopra menzionate.